PRIVACY POLICY MILLSTREET FILMS B.V. MEI 2018

Privacy statement Millstreet Films B.V. | 23-05-2018

Over ons

Millstreet Films B.V. (hierna: Millstreet)
Keizersgracht 209-1
1016 DT Amsterdam

www.millstreetfilms.nl
KvK: 32079371

Vragen of een verzoek indienen? info@millstreetfilms.nl / +31 20 772 54 99.

Wij zijn Millstreet Films. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom hebben we dit privacy statement opgesteld waarin helder en transparant wordt beschreven hoe we uw gegevens bij gebruik van de website alsmede uw gegevens – indien van toepassing – als onderdeel van een van onze producties gebruiken, overdragen en bewaren. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Filmproducties – research en beeldmateriaal: doeleinden

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij zullen eenieder die medewerking verleend aan de totstandkoming van de film, waar mogelijk individueel informeren over de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken. Bij de totstandkoming van de film, betreffen dit de volgende doelen:

Het doen van onderzoek, het samenstellen van cast en crew, het treffen van de noodzakelijke voorbereiding op de daadwerkelijke vastlegging van beeldmateriaal;
Het vastleggen van beeldmateriaal op basis waarvan een vertoningsgerede film zal worden gevormd en samengesteld, inclusief indien van toepassing begeleidende muziek en reeds bestaande werken van derden. De vertoningsgerede film zal aan het begin en eind credits vertonen waarin – voor zover overeengekomen of anderszins verplicht – de namen van de medewerkers en betrokkene(n) bij de film worden vermeld;
Het organiseren (en financieren) van de totstandkoming van de film, waaronder de logistieke organisatie van draaidagen;
Het exploiteren (openbaarmaken en verveelvoudigen) van de film in de breedste zin van het woord, waaronder de marketing en promotie van de film;

De grondslagen waarop de persoonsgegevens gerechtvaardigd kunnen en mogen worden verwerkt, verschillen van toestemming van de betrokkene(n), noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, dan wel noodzakelijk voor het dienen van een gerechtvaardigd belang en/ of een wettelijke voorziening of verplichting.

Aangezien het vastlegging van de film een artistieke uitdrukkingsvorm betreft, geldt dat eenmaal verleende toestemming niet meer kan worden ingetrokken. Voorts geldt dat het kunnen blijven vertonen van de film noodzakelijk dient te worden geacht voor de uitvoering van de individuele overeenkomst met de betrokkene. Ten slotte geldt dat de afweging van betrokken belangen volgens Millstreet die gemoeid zijn bij het maken van de film zwaarder dienen te wegen dan de individueel betrokken belangen van de betrokkene. Het maken van de film dient een artistiek/journalistiek doel dan gelet op de vrijheid van meningsuiting gerechtvaardigd is en mag prevaleren boven het privacy recht van de betrokken individu.

Voor de vastlegging van de film vanwege uitsluitende journalistieke doeleinden dan wel als artistieke uitdrukkingsvorm is het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals de beeltenis van betrokkene(n), niet van toepassing. Voorts zijn de rechten van betrokkenen niet van toepassing betreffende de verwerkingen die het uitsluitende journalistieke doel dienen dan wel de artistieke uitdrukkingsvorm aangaan.

Indien naast het uitsluitend journalistieke doel dat wordt gediend dan wel de artistieke uitdrukkingsvorm betreffen, bij de vastlegging van de film, nog andere doelen zijn gemoeid waarvoor de privacywetgeving onverkort geldt, dan wel indien deze uitzonderingsgrond geen toepassing zou vinden, zet Millstreet hieronder uiteen hoe zij aan haar (resterende) verplichtingen zal voldoen.

Gedurende de research/totstandkoming van een film kan het voorkomen dat er gefilmd wordt op openbare locaties. Millstreet probeert gedurende de voorbereiding en de totstandkoming van een film zo goed mogelijk de betrokkene(n) te informeren over het feit dat er gefilmd wordt en dat deze beelden mogelijk onderdeel zullen vormen van de vertoningsgerede film. Wij zullen onze filmactiviteiten vooraf aankondigen en waar mogelijk de personen die herkenbaar in beeld komen hiervan rechtstreeks informeren. Het zal echter niet mogelijk alle betrokkenen rechtstreeks te informeren over het gebruik van hun persoonsgegevens, dan wel hen op te sporen om hen alsnog te informeren over het gebruik van hun beeltenis in de film met als doel deze te exploiteren.

Dit privacy statement geldt als algemene kennisgeving aan betrokkene(n) die niet konden worden geïnformeerd of wie niet konden worden achterhaald. De doelen van de verwerkingen, alsmede de rechtvaardiging staan hierboven toegelicht.

Beeldmateriaal en andere persoonsgegevens die geen onderdeel (zullen gaan) uitmaken van de vertoningsgerede film, dan wel het promotiemateriaal ten behoeve van de film, zal worden verwijderd zodra dit niet langer noodzakelijk is.

De website – cookies en Google Analytics

De website geeft u informatie over onze organisatie en onze filmproducties. Indien u onze website bezoekt, dan verwerken wij mogelijk de volgende persoonsgegevens van u:

IP-adres

Indien je je hebt aangemeld voor een van onze filmscreenings dan verwerken we de volgende door jou zelf verstrekte persoonsgegevens;

Voor- en achternaam
Emailadres
Leeftijd
Geslacht
Mobiel telefoonnummer

De voor de filmscreening verzamelende gegevens worden binnen twee weken na de filmscreening door Millstreet verwijderd.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Cookies bevatten (basis)informatie over uw internetgebruik en identificeren u als een unieke gebruiker en slaan uw persoonlijke voorkeuren en technische informatie op. Voor een zo goed mogelijke werking van deze website worden cookies gebruikt. Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Google Analytics

Onze website maakt gebruik van Google Analytics, waarbij cookies worden gebruikt. Op aggregaat niveau slaan deze cookies informatie op over hoe bezoekers de website gebruiken, waaronder het aantal weergegeven pagina’s, waar de bezoeker vandaan komt en het aantal bezoeken, om zo de website te verbeteren en te zorgen voor een goede gebruikerservaring.

Millstreet Films anonimiseert alle IP-adressen die zij verzamelt middels Google Analytics. Dit betekent dat we niet uw volledige IP-adres doorsturen naar Google Analytics. Hierdoor hebben wij geen specifiek inzicht waar u zich bevindt. Wij verwerken deze gegevens met als doel de website beter te laten functioneren. We bewaren de gegevens niet langer dan nodig is voor het hiervoor omschreven doel.

Delen van gegevens

Wij delen slechts in een beperkt aantal gevallen persoonsgegevens. We delen persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en/of individuen, behalve in een van de volgende omstandigheden:

Voor externe verwerking gedurende de totstandkoming van de film

We leveren persoonsgegevens aan door ons ingeschakelde verwerkers (bijvoorbeeld een co-producent) of andere vertrouwde bedrijven of individuen zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen.

Voor exploitatie

We leveren de vertoningsgerede film, promotiemateriaal (waaronder de trailer), onderliggende documentatie, en overig materiaal dat noodzakelijk is voor de exploitatie van de film aan agenten, distributeurs, festivals, theaters en overige partijen die betrokken zijn bij de exploitatie van de film. Wij raden aan om het privacybeleid van deze partijen te raadplegen voor de verwerkingen die deze partijen uitvoeren onder hun eigen verantwoordelijkheid.

Met uw toestemming

We delen uw persoonsgegevens voorts met bedrijven, organisaties of individuen wanneer u ons toestemming heeft gegeven dit te doen.

Om juridische redenen

We delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen als we te goeder trouw van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties.
fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken;
de rechten, eigendom of veiligheid van Millstreet Films, onze gebruikers of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet;
wanneer dat verband houdt met een verkoop van onze gehele onderneming of een deel ervan.

Indien we wettelijk worden gedwongen om uw persoonlijke gegevens vrij te geven aan een derde partij, zullen wij al het commercieel redelijke ondernemen om u daarover van tevoren te informeren, tenzij dit wettelijk is verboden. Als we betrokken zijn bij een fusie, overname of verkoop van activa, zullen we ons houden aan dit privacy beleid en alle betrokken gebruikers worden geïnformeerd als we persoonlijke gegevens overdragen aan derden of als voor persoonlijke gegevens een ander privacy beleid gaat gelden.

Beveiliging van persoonlijke gegevens

Millstreet neemt de beveiliging van uw persoonlijke gegevens zeer serieus. We werken er hard aan om onze databases en de website te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn. In het bijzonder geldt dat wij de volgende maatregelen hebben genomen:

Millstreet zorgt voor een goede, organisatorisch en technische beveiliging van het kantoor en de door haar gebruikte systemen;
Zowel de kantoor wifi als de separate gast-wifi is afgeschermd met WPA-beveiliging;
Millstreet hanteert het principe van need-to-know waardoor alleen die personen toegang tot uw persoonsgegevens wordt verstrekt die uw gegevens ook feitelijk nodig hebben;
Indien werknemers buiten kantoor aan het werk zijn dienen zij privacy maatregelen te nemen;
Persoonsgegevens worden door Millstreet niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is, doch minimaal gedurende de voor Millstreet geldende wettelijke bewaartermijn.

Toegang tot uw persoonlijke gegevens

U hebt het recht om ons te vragen naar de persoonlijke gegevens die we van u verwerken, het doel en de aard van de verwerking en informatie over met wie we deze gegevens delen.

U hebt het recht om ons op elk moment te vragen uw persoonlijke gegevens bij te werken, te corrigeren of (onder omstandigheden) te verwijderen. Wij kunnen verzoeken afwijzen indien deze de privacy of rechten van anderen in gevaar brengen, onredelijk of repetitief zijn of onredelijk grote inspanningen vereisen. U kunt een verzoek indienen via info@millstreetfilms.nl.

Bewaartermijnen

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens bewaren zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u dan wel noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht, met die kanttekening dat persoonsgegevens die onderdeel zijn gaan uitmaken van de vertoningsgerede film, hiervan eeuwig onderdeel zullen blijven maken en als zodanig verwerkt zullen blijven worden als onderdeel daarvan, voor zover dit op basis van overeenkomst of de wet geoorloofd is. Ook indien geen overeenkomst met u is gesloten, geldt dat ieder persoonsgegeven dat rechtmatig onderdeel is geworden van de vertoningsgerede film, hiervan onderdeel zal blijven. Deze persoonsgegevens kunnen niet uit de film worden verwijderd en mogen als onderdeel hiervan worden bewaard en verwerkt. Persoonsgegevens die geen onderdeel zijn gaan uitmaken van de film, zullen niet langer dan noodzakelijk is, worden bewaard.

U hebt het recht om van ons te verwachten dat we uw persoonlijke gegevens beschermen en beveiligen. We werken er hard aan om onze databases, website en onze gebruikers te beschermen tegen onbevoegde toegang tot of het onbevoegd wijzigen, openbaar maken of vernietigen van de informatie die we bewaren. In het bijzonder:

houden we ons te allen tijde aan het in dit privacy statement verwoorde beleid met betrekking tot alle gegevens die we van u verzamelen;
beperken we het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens en zorgen ervoor dat iedereen met wie we dergelijke informatie delen deze informatie behandelt met de privacy en beveiliging die deze verdient;
hebben we in de industrie geaccepteerde fysieke, technische en administratieve procedures ingesteld ter waarborging en beveiliging van de informatie die we verzamelen.

Wijzigingen

Ons privacy beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We beperken uw rechten onder dit privacy beleid niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. We zullen alle wijzigingen van het privacy beleid als deze wijzigingen aanzienlijk zijn, door middel van een opvallende kennisgeving aan u kenbaar maken. We bewaren ook eerdere versies van dit privacy beleid in een archief dat u kunt raadplegen.

Vragen over privacy

Als u vragen of opmerkingen hebt over het privacybeleid van Millstreet of de verwerking van gegevens of als u een klacht wilt indienen over een mogelijke schending van de privacywetgeving, kunt u contact met ons opnemen via info@millstreetfilms.nl o.v.v. AVG. Millstreet zal uw verzoek binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek afhandelen.

Klachtrecht

Indien u het oneens bent met de wijze waarop of de mate waarin antwoord is gegeven op de door u aan ons gerichte verzoeken of vragen, dan vragen wij u dit eerst aan ons mede te delen. Mocht u onverhoopt toch niet voldoende worden geholpen bij de afhandeling van uw vraag of klacht, dan staat het u te allen tijde vrij contact op de te nemen met Autoriteit Persoonsgegevens.